תרגיל בהשלמת משפטים באקסל

מה עדיף אקסל או תוכנה ייעודית? צביקה גנדלמן וגילה קובה מנסים לענות על הקושיה ובדרך מספקים כמה תובנות על בחירת תוכנה לעסק

"אקסל זה זול ופשוט, ואני מכיר אנשים שעושים נפלאות עם הכלי הזה" – זהו משפט שניתן לשמוע לא פעם. אכן, מדובר במוצר טוב, זול, וכן – רבים מאתנו עושים שימוש בגיליון הנתונים של האקסל, יתירה מכך, יש לא מעט ארגונים שמערכות חשובות ביותר שלהם המשמשות אותם לצרכי ניהול נמצאות על תשתית של אקסל ומתופעלות באמצעות כלי זה.

בכל הקשור להכנסת נתונים לצורך חישובים פשוטים ולעיתים גם מסובכים, מדובר אולי בכלי אידיאלי שיודע לבצע חישובים ולהוציא פלטים שונים ומגוונים.אך כשנדרשת יכולת לגבי מידע ניהולי ממוקד למנהלים בארגון, או כשזה מגיע להארד-קור של הביזנס, אזי נדרשת מערכת חזקה ואמינה עם יכולות חישוב ותחקור מורכבות, אשר פועלת על פי חוקיות מתקדמת המוגדרת מראש ומגובה ביכולות בקרה גבוהות – במקרה זה אקסל עלולה להיות אופציה זולה שיכולה לעלות ביוקר.

אחד היתרונות הבולטים באקסל הוא גמישותו – אכן, האקסל הוא כלי גמיש מאין כמוהו. ניתן להכניס אינסוף נתונים, למעלה למטה ולצדדים, לפתוח גיליונות, להכניס נוסחאות ועוד. אך ביתרון זה גם גלום חיסרון משמעותי, מאחר שגמישות האקסל אינה באמת ניתנת לבקרה מובנית באמצעות הכלי, במיוחד אם הנתונים מתוחזקים בכמות גדולה של גליונות אקסל. האקסל "בולע בשקט" את הטעויות שאנחנו עושים (ואין מי שלא עושה טעויות)- ומבלי להתריע על כך.

ומה החסרונות?

"אני שולט באקסל ויודע בדיוק איפה כל דבר נמצא" – יהיו מי שיטענו כך, ייתכן. אבל מה בנוגע לאחרים בארגון? האם גם הם "שולטים באקסל ויודעים איפה כל דבר נמצא"? והבוס שלך, האם הוא יודע לשחות בתוך אוקיינוס הטבלאות שלך? האם באמת מדובר בכלי שקוף ופשוט המתאים לכל משתמשי הארגון? בתרבות העסקית של ימינו, שיתוף החומרים בצורה ברורה לכל המשתמשים הרלוונטיים בארגון הוא דבר חיוני, ברמה יומיומית שוטפת.

כאשר לא מדובר בתוכנה מערכתית מתקדמת, כזו שתהיה מובנית ושקופה לכל משתמשיה, עלול להיווצר מצב של הצטברות ידע ושליטה אצל אדם יחיד. מצב כזה עלול להיות מסוכן, מאחר שבדרך כלל לא באמת ניתן לפקח על אותו עובד שעושה באקסל של החברה כרצונו, מה גם שמחר הוא יכול להיות מוחלף או לעזוב.

אם ניקח לדוגמה, מערכות מידע שאמורות לתת מענה לצרכים מורכבים של הארגון, כגון מערכות לניהול תקציב ובקרה, מערכות למדידת ביצועים או מערכות מתקדמות לאיחוד דוחות כספיים, נראה שהן מצוידות במנגנון בקרת גישה והרשאות משוכלל, מאפשרות לבדוק את תקינות הנתונים, לתמוך בניהול משימות ומעקב אחריהן ולרדת לרמות תחקור מעמיקות (drill down).

ניהול ממוקד ומבוקר

מערכות אלו יודעות גם לספק אפשרות לתחקור ואחזור המידע מתוך אקסל, כאשר המידע מבוקר ואמין. המשתמש יכול להמשיך לעבוד באמצעות האקסל בשילוב מערכת המידע הניהולי שתמנע טעויות המתייחסות למידע שמוצג באקסל.

המסקנה הנובעת אינה באה לגרוע מערכו של האקסל ככלי בסיסי, טוב ויעיל. אך כאשר מדובר בצורך לספק מידע ניהולי מתקדם למנהלים ספציפיים בארגון לצורך ניהול ממוקד ומבוקר, מומלץ לעשות שימוש במערכות מידע ייעודיות לטובת הנושא. בדרך כלל, מדובר במערכות שמספקות תמונה מדויקת ושקופה לכל המשתמשים הרלוונטיים בהן, תוך מתן מידור ובקרה בהתאם למבנה הארגון והעדפותיו.

אנשי מפתח בארגונים שונים טרם הכירו בכך, שאם כל הכבוד לאקסל (ויש כבוד), ככל שצורכי הארגון הופכים למורכבים ומתוחכמים יותר, עדיף להשתמש במערכות חכמות שיודעות לתת מידע מגוון, ממוקד ומעמיק העונה לצורכי הארגון העסקי המודרני- ובעידן התחרות הגלובלית, מי שלא יפנים זאת מבעוד מועד, עלול להבין זאת מאוחר מדי, ובדרך הקשה.

הכותבים: צביקה גנדלמן, משנה למנכ"ל בחברת הלפרין יועצים וגילה קובה, מנהלת תחום מידע ניהולי מתקדם בחברת הלפרין יועצים

המאמר פורסם בכלכליסט 07/03/2012