על רכש בעידן המודרני- מבלי לאבד איכות

מנהל רכש חייב לדעת ולהפנים את עולם הטכנולוגיה, שם בדרך כלל נטוע עקב אכילס, לפעמים לא מה שהכי זול במכרז הוא המשתלם לחברה

תחרות כרטיסי הביקור הנחשקים בארגון (אחרי זה של מנכ"ל), יש כמה מתמודדים טבעיים כמו מנהל שיווק, מנהל כספים ובתחומים מסויימים מנהל ייצור, מנהל תפעול ומנהל מערכות המידע. בשנים האחרונות הצטרף לתחרות הזו גם "מנהל הרכש" שנחשב כיום כגורם בעל השפעה גוברת והולכת על פעילות הארגון. גם אם מדובר בתפקיד שאין לו בדרך כלל סקס-אפיל ציבורי גבוה ביותר, מי שמכיר פעילות של ארגונים עסקיים גדולים מבפנים, יודע שלמנהל הרכש שמורה המילה האחרונה ב"עניינים החשובים באמת". בעברית פשוטה, הוא יושב על "השאלטר" ופעמים רבות מחליט איזה מוצר או שירות ייכנסו (או לא ייכנסו) לארגון.

אחת התופעות הבולטות הנגזרות בין היתר, מעליית מעמד מנהל הרכש היא שמכרזים מוכרעים כיום יותר ויותר על בסיס מרכיב העלות. אם ניקח לדוגמה, מכרז שכיח בתחום מערכות המידע, שהזכייה בו על פי רוב, נקבעת לפי שני מרכיבים מרכזיים – מרכיב האיכות ומרכיב העלות, הרי שכיום תהליך בחירת הספק הזוכה, כולל בדרך כלל שני שלבים עיקריים. בשלב ראשון נקבעים אותם מתמודדים שעברו סף איכות מסוים שנקבע מראש ועוברים לשלב הבא. בשלב השני נכנס לתמונה גורם הרכש שאומר לכל הגורמים האחרים המעורבים בתהליך מטעם הגוף המזמין "לשבת בצד", ומכריע מי יהיה המועמד הזוכה – וזאת בדרך כלל, לפי המינימום הכספי שהוצע.

כתוצאה מכך, האיכות הופכת יותר מאי פעם, לנושא משני בחשיבותו בתהליך הבחירה, בייחוד שהמגמה כיום היא גם כך, לתת עדיפות גבוהה למשקל המרכיבהכספי לעומת מרכיב האיכות בשקלול שני מרכיבים אלה. יש להניח שמוצרי ו/או שירותי ה-IT הרלוונטיים של הארגון מושפעים בהתאמה כאשר נקבע שקלול של 70% למרכיב העלות ו-30% למרכיב האיכות. כלומר, אין כמעט שום משמעות למרכיב האיכות בהצעה למעט הצורך לעבור את הסף המקדמי שנקבע.

 אין ספק שמבחינת הרכש, ההתמקדות ברכיב הכספי הנה טבעית ומובנת ביותר, מאחר שהוא זה שנמדד יותר מכל גורם אחר בארגון לפי החיסכון הכספי שנוצר בזכותו. עם זאת, בראייה כוללת של טובת הארגון, ראוי שבנוסף למרכיב העלות יובאו בחשבון בשלב הסופי, קריטריונים נוספים הנוגעים לאיכות המוצר או השירות המסופקים לארגון ובכללם:

נאמנות הספק ללקוח, איתנותו, רמת השירות שתינתן לאחר היישום וערכים מוספים אחרים. לא פעם בחירת הספק הזול ביותר (גם אם עבר את המינימום של סף האיכות) אינה בהכרח הבחירה המיטבית עבור הארגון בשיקולי עלות/תועלת, זאת, מאחר שתועלת אינה נמדדת רק במונחים כספיים. במקרים רבים, מתברר ש"הזול" לאורך ציר זמן יוצא מאד "יקר" מבחינת התפוקה ואיכותה.

הכותב, צביקה גדנדלמן הינו משנה למנכ"ל הלפרין יועצים (HMS)

המאמר פורסם בכלכליסט 23/08/2012