ניהול ארכיטקטורה עסקית בארגון – היום, יותר מאי פעם

מדוע עדיין לא כולם משתמשים בכלים לארכיטקטורה עסקית? ובכן, לעתים קשה לקדם תהליכים שעשויים לגרום לזעזועים במערך הכולל של הארגון. צביקה גנדלמן וסיון בנדר מקבוצת הלפרין מנסים לענות

עם יד על הלב, האם אתה כמנהל ארגון או יחידה, או מערכת כלשהי בארגון- יודע באמת מה קורה אצלך, האם אתה בטוח שתהליכי העבודה מתבצעים כראוי, האם אתה יודע איך ישפיע שינוי תהליך מסוים או הכנסת מערכת חדשה על התהליכים השונים שבאחריותך ועל כלל המערכת. כמנהלים ואנשי מפתח אנחנו רוצים וצריכים לדעת את התשובה לפחות לארבעת ה-W: מה עושים (WHAT), מי עושה (WHO), איזה מידע (WHICH) ואיפה זה נעשה (WHERE). על מנת שניתן יהיה לקבל תשובות לכך, עלינו לבנות אוטוסטראדת מידע שתאפשר לנו לדעת מה קורה אצלנו, בכל רגע נתון. מדובר במידע שיאפשר לקבל החלטות ארגוניות ולשנות תהליכים בהתאם למה שקורה בשטח. כך ניתן יהיה להבטיח שהתהליכים להשגת יעדי הארגון מבוצעים באופן מיטבי.

כתוצאה מהמורכבות והתחכום הגדלים והולכים של הפעילויות העסקיות, נוצר עם הזמן הצורך ביישום מתודולוגיות לארכיטקטורה עסקית על מנת לייעל את התהליכים הפנימיים בארגון וכמענה לשוק תחרותי ואגרסיבי, רגולציות, מיזוגים ורכישות, מעבר ל-e-business וגלובליזציה. הארכיטקטורה העסקית מקשרת בין האסטרטגיה העסקית לבין היישום בפועל של התהליכים העסקיים, ע"י מכלול מערכות המידע של הארגון וזאת באמצעות תיאום ושילוב של מכלול מימדים עסקיים ובכללם: מודל התהליכים העסקיים, מודל המידע התומך בתהליכים אלה, תיאור המקומות בהם התהליכים מתבצעים, מי מבצע אותם, ע"י איזה יישומים ובאמצעות אילו טכנולוגיות.
באמצעות כלים לארכיטקטורה עסקית, ניתן לבנות ולנהל מודלים עסקיים ולראות באופן ויזואלי תהליכים רלוונטיים, ואת הקשר שלהם למבנה הארגוני ולמערכותבארגון. באמצעות מיפוי התהליכים, המערכות והישויות הקשורות אליהם, ניתן להבין, לנתח, לבקר ולשפר באופן רציף תהליכי תפעול מסובכים ותשתיות ומערכי IT. מדובר בניהול מטריצה רב-ממדית של פרמטרים שונים אשר מגדילה את ההתייעלות העסקית ומספקת את המידע הרלוונטי לפי הצורך.כלי ארכיטקטורה כאמור, מאפשר לדוגמה, לייחס לתהליכים, ישויות ארגוניות והמערכות הקשורות אליהם- רגולציות, סיכונים ובקרות רלוונטיות ובאופן כזה, יישום מתודולוגיה של ארכיטקטורה עסקית בארגון יהיה אפקטיבי גם להקטנת רמת הסיכון הכוללת בארגון. בנוסף, ניתן להפעיל סימולציות שונות על מגוון הרכיבים שמופו, על מנת לבחון שינויים שרוצים להכניס לארגון ואת השפעתם.

בזירת העסקים של הכפר הגלובלי צריך לעמוד בתחרות מתמדת, וכדי לשרוד יש להתחיל במרוץ לפחות מאותה נקודת זינוק של יתר המתחרים. וכמו שמאמן יודע לזהות נקודות תורפה של הספורטאי שלו בעת האימונים ולחזק אותן, כך ניתן – על ידי אימוץ הגישות של ארכיטקטורה עסקית ויישומן על ידי מוצר תוכנה מתקדם – לעדכן את האסטרטגיות והתהליכים בארגון בהתאם לדרישות ולצרכים בשוק העולמי.

כיום, בלא מעט ארגונים, קיים קושי רב ליישם את האסטרטגיות העסקיות שלהם. אחת הסיבות העיקריות לכך נובעת, במידה רבה מכך שרק שיעור קטן מכלל העובדים בארגון מבינים את האסטרטגיה כאמור. כלי ארכיטקטורה עסקית מאפשר ליצור מרחב עבודה אינטגרטיבי ולהפיץ את כלל המידע הארגוני לקהלי יעד שונים באופן יעיל וידידותי.

יישום ארכיטקטורה עסקית בארגון מאפשר קודם כל, "שפה משותפת" בין כל גורמי הארגון (הגורם העסקי, גורמי האו"ש, הפיתוח, התפעול וכיו"ב). במרחב זה ניתן לתכנן, לעצב ולפתח במשותף ולאורך כל מחזור החיים את כלל המערכות הממוחשבות ואת המערך של כללי הארגון והשיטות בארגון. מסקרים שנערכו בקרב מנכ"לים ומנהלי IT מסתבר שזו אחת הבעיות המרכזיות בארגון. לפיכך, בעידן המודרני, יש חשיבות עליונה לנגישות המידע באופן אחיד וברור לכל אחד בארגון.

אז מדוע עדיין לא כולם משתמשים בכלים לארכיטקטורה עסקית? ובכן, לעתים קשה לקדם תהליכים שעשויים לגרום לזעזועים במערך הכולל של הארגון, ואולי קל יותר להתחפר בעמדה של "העסק עובד, וסוס מנצח לא מחליפים, אלא כאשר מוכרחים", אלא שאז, זה עלול להיות מאוחר מדי. במציאות המתחדשת מדי יום, אין להתפלא אם הדרישות והסטנדרטים המקובלים של המודלים העסקיים בעולם המודרני עלולים להיות שונים משמעותית מאלה של ארגון שמשתמש היום בטכנולוגיה של יום האתמול כדי לתת מענה לבעיות של יום המחר.

הכותבים הינם: צביקה גנדלמן, משנה למנכ"ל קבוצת הלפרין יועצים (HMS)

המאמר פורסם בכלכליסט  12/02/2012